Les questionnaires en ligne

La vidéo

• L’objectif des questionnaires en ligne est de faire saisir certaines de ses informations médicales à la patiente sur son ordinateur ou son smartphone avec simplement les navigateurs internet habituels et de permettre au soignant  de récupérer d’un clic ces données dans les questionnaires de son dossier médical MedyCS.

Comme cela ne demande aucun équipement particulier, les questionnaires de qualité de vie ou de satisfaction convertis en questionnaires en ligne deviennent plus facile à utiliser. La démarche supprime la lourdeur et la perte de temps qui sont dissuasives quand ont les instaure en format papier.  Cette vidéo a pour but de vous montrer comment vous approprier cette démarche pour laquelle vous êtes, vous et vos patientes sans le savoir déjà équipés.

Le recueil de l’avis des patientes devient obligatoire dans l’accréditation, ce questionnaire en ligne est donc un outil de gestion des risques.

Le principe assure sécurité, secret et simplicité d’utilisation

Depuis le dossier MedyCS d’une patiente, le soignant lui adresse un courriel qui porte le lien d’un questionnaire en ligne. Depuis le dossier d’où il a été initié, le questionnaire en ligne dissimule un code identifiant anonyme qui lui permettra de revenir dans le même dossier sans avoir à véhiculer de caractères identifiants qui poserait des problèmes de secret médical. Ce code exclusif sécurise le rapprochement automatique entre questionnaire et dossier.  Quand la patiente a saisi le questionnaire dans le navigateur internet de son ordinateur ou de son smartphone, et l’a validé, le dossier re viendra dans la file d’attente des questionnaires en ligne. Par un clic, vous l’intégrerez dans le dossier de la patiente et vous en prendrez connaissance. L’intégration est donc sous votre contrôle. Ce questionnaire a la structure de tous les questionnaires de MedyCS, construits directement avec Doctor.

• Le processus comporte trois étapes simples :
  1. Le professionnel depuis le dossier MedyCS de la patiente ouvre un questionnaire qui programme l’envoi. Ce questionnaire permet au soignant de décider :
     1. quel questionnaire en ligne il choisit,
     2. le type de message courriel ou SMS. A la place d’un courriel, le vecteur peut être un SMS mais cela impose de disposer d’une API SMS et cela peut avoir un petit surcoût.
     3. l’heure ou date de l’envoi : par exemple, immédiat, demain 3, 6 mois. C’est utile pour programmer l’évaluation d’un traitement. Quand le moment de l’envoi est venu, un message de MedyCS demande de confirmer ou d’annuler l’envoi ce qui permet de le vérifier ou de l’intercepter s’il n’est plus opportun. C’est nécessaire surtout si un décalage a été programmé de 3 ou 6mois.
  2. La patiente réceptionne ce message dans son PC ou son smartphone, elle clique sur l’hyperlien pour faire apparaître le questionnaire en ligne. Ce questionnaire peut être enrichi de plusieurs composants :
     1. Un hyperlien peut lui donner accès à de la documentation. Par exemple Fréderic Bancheri l’utilise pour que la patiente télécharge la charte de l’examen clinique du site du CNGOF pour un consentement en ligne.
     2. Des émoticônes peuvent rendre la saisie vivante.

• Des obligations de réponses imposent que la réponse soit complète. Cela guide les patientes à aller au bout des réponses d’une question.

1. Les réponses validées par la patiente repartent vers le serveur AZUR dédié. Les patientes peuvent cependant corriger pendant un mois leurs réponses en repartant des données qu’elles ont déjà saisies. L’interview sera mise à jour avec la nouvelle réponse. Passé ce délai, le renouvellement par le soignant de la demande du même questionnaire rétablira un questionnaire vierge pour constituer une nouvelle session dans le dossier.

1. Le soignant provoque la récupération des réponses depuis le serveur AZUR de Microsoft en fermant le logiciel MedyCS. Ce qu’il fait habituellement en fin de matinée ou de soirée. Il retrouvera ces réponses dans la file d’attente spécifique à l’ouverture suivante du logiciel. Nous n’avons pas voulu que cette opération d’intégration soit permanente avec le risque de ralentir le logiciel dans la journée, ni automatique car il y aurait un risque que le soignant n’en soit jamais informé. Le médecin peut anticiper cette récupération sans avoir à fermer le logiciel grâce à un bouton de récupération qui est dans le formulaire de test et de paramétrage que vous trouverez dans la troisième ligne du menu « courrier type ».

Dans ce formulaire, l’utilisateur choisit de gérer seul, ou en groupe les questionnaires en ligne qu’il adresse. C’est-à-dire s’il ne récupère que ses propres questionnaires en ligne ou s’il récupère les réponses de tout son groupe. C’est l’occasion de reconstituer la structure des groupes en les restreignant. Cela demande une modification rapide des utilisateurs dans MedyAdmin. Le groupe de médecins et leurs secrétaires communes constituent un groupe bien plus fonctionnel que le regroupement de tous les gynécos d’une part et de toutes les secrétaires de l’autre.

Le questionnaire peut réserver au médecin des questions qu’il sera amené saisir en complément des saisies de la patiente lorsqu’il intégrera la réponse du questionnaire dans le dossier. Par exemple après que la patiente aura saisi les signes fonctionnels pour l’évaluation de la sensibilité à la douleur pelvienne, le médecin aura une question à renseigner sur l’examen clinique pour avoir tout ce qui est nécessaire au calcul du score. Le score apparaîtra aussitôt.  Autre exemple, une question montrera les évolutions lors de la nouvelle saisie après 3 mois du questionnaire de qualité de vie.

Le médecin peut programmer des courriers types basés sur ces réponses.

• Le paramétrage dans Doctor du questionnaire d’envoi comporte la création de 2 questions et de 2 résumés.
  1. Les 2 questions sont
     1. la date d’envoi
     2. une question modalité enregistrant séquentiellement 3 informations. C’est l’occasion d’apprendre le paramétrage des questions à modalités séquentielles :
        1. Quel questionnaire en ligne
        2. Par courriel ou SMS
        3. Quand (immédiat demain 3 mois 6 mois par exemple)
     3. Deux résumés : Un résumé « communication » pour l’envoi immédiat et un résumé « échéance » pour les envois décalés (demain, 3mois, 6 mois) qu’il faut paramétrer en suivant la documentation que fait apparaitre la touche F1

Chacun des résumés a une incidence principale avec 2 étapes

-une variable spéciale pour déterminer qu’elle est l’adresse électronique du patient : @@_destinataire_contact :=  pour le résumé communication,  @@_echeance_texte := pour les résumés échéance /envoi de mail. Et @@_echeance_date := pour la date d’envoi dans ces résumés échéances .

– le résultat final @@_ :=     active le résumé : valeur (-1)  ou l’occulte valeur(0)

Puis chacun a une incidence complémentaire pour structurer le message : l’objet du mail /et le texte de l’envoi.

Dans communication l’objet est la première ligne, le message suit le premier retour chariot

Dans échéance, l’objet est la variable  @@_sujet := , le corps du texte est la variable  @@_message :=

le résultat   @@_ :=  peut prendre 3 valeurs : -1 confirme l’envoi , 1 supprime l’échéance

Dans le texte de l’envoi la fonction lien_quest_web (N° de questionnaire) précise le questionnaire en ligne qui sera envoyé.

Dans l’aide nous fournissons le code XML qui permet de donner un nom compréhensible au lien.

• Dans Medyadmin / canal de communication, un canal courriel doit exister, pour adresser ce message à une adresse électronique normale de patiente. Cette adresse de la patiente est inscrite dans les téléphones du dossier médical.
• 
• Le médecin doit disposer d’une adresse normale (indépendamment d’une adresse sécurisée) dont le fournisseur d’accès accepte les envois SMTP comme orange.fr ou laposte.net : C’est l’objet du paramétrage du canal de communication courriel dans MedyAdmin.

• La construction dans Doctor des questionnaires est identique à celle de tous les questionnaires, son référencement parmi les questionnaires en ligne se fait au chapitre « XML questionnaires patientes » de Doctor
  1. La construction doit cependant tenir compte en tenant compte qu’il est destiné à des personnes non initiées. On peut faire alterner des questions « label » pour le libellé de la question et des questions classiques pour garder les réponses.
  2. Les questions « label » sont des questions bizarres sans réponse. Elles permettent d’afficher des libellés de questions sans limite de longueur. Leur texte est saisi dans leur valeur par défaut, alors que le libellé des vraies questions de MedyCS ne dépasse pas 50 caractères, ce qui ne facilite pas la compréhension des patientes. Une même question « label » parce qu’elle est sans réponse peut être répétée dans le questionnaire sans inconvénient, seule la valeur par défaut change et change le libellé qui s’affiche. Il faut bien se souvenir qu’il ne faut jamais répéter une question avec réponse enregistrée dans un même questionnaire. Autre truc : J’aime bien comme question « label » celle à laquelle je donne le nom ‘ (la discrète simple cote) car si son nom apparait lors de la saisie, il ne sera pas vu par la patiente.
  3. Les questions « label » peuvent contenir des liens vers des documents internet par une variable spéciale @@_URL := « https://cngof……
     4. Des questions classiques suivent pour enregistrer la réponse. Elles sont de type date, numérique, texte et surtout modalités multiples qui ont la possibilité de réagir à la saisie, d’avoir de la couleur et des émoticônes qui apparaitront quand la modalité sera saisie. On paramètre les émoticônes dans le libellé long de la modalité de la question (_S1 : cool ; à _S5 : grave). ;
  4. Pour réserver des questions aux médecins lors de la réception il faut les cacher aux patientes, on place une variable spéciale dans l’onglet de l’incidence active :

@@_masquer_navigateur := -1

@@_ := -1

• Ce questionnaire est converti en questionnaire en ligne au chapitre XML de Doctor. Il sera pris en charge par le serveur AZUR.

On peut ensuite le prévisualiser comme le verra la patiente le mettre à jour, le supprimer

En Conclusion

La simplification technique par MedyCS laisse entier le choix des questionnaires que l’on veut faire saisir par les patientes. Il faut privilégier des questionnaires dont les références sont solides en particulier ceux créés par les sociétés savantes. L’équipe de Bezannes dans son travail d’accréditation a ainsi sélectionné plusieurs questionnaires en vérifiant les sources pour le suivi de l’endométriose (consentement à l’examen clinique, qualité de vie, risque d’endométriose lors d’entrée en PMA, recherche d’une hypersensibilité à la douleur pelvienne), pour la préparation et le suivi de la grossesse (exposition aux perturbateurs endocriniens, consommation de produits addictifs, évaluation de l’accouchement).

La connaissance technique de construction n’est pas indispensable pour utiliser ces questionnaires en ligne, il est possible de récupérer ceux utilisés par une autre équipe.  Avec leur autorisation nous disposons des moyens pour vous transférer tout ou partie des questionnaires en ligne des confrères de Bezannes et de vous aider en créer d’autres à partir de bonnes références.