Le cahier des charges du Ségur  2022 a rendu nécessaire la rédaction de ce règlement intérieur pour prévoir l’exclusion de tout membre ne respectant pas les règles de bon usage du logiciel .

Le logiciel mis à la disposition de tous les membres de l’association GYNELOG est une solution standard conçue pour répondre aux besoins généraux de la plupart des soignants de gynécologie et obstétrique ou des services de gynécologie-obstétrique particulièrement aux besoins de gestion des risques, essentielle dans ces domaines. Il incombe à chaque utilisateur de vérifier si le logiciel convient à ses besoins spécifiques.
DÉFINITIONS : LES TERMES CI-DESSOUS AURONT LA SIGNIFICATION SUIVANTE :
« GYNELOG » fait référence à l’association GYNELOG.
« L’Utilisateur » désigne le professionnel membre de l’association, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale. Cette désignation exclut toute autre personne physique ou morale à laquelle il pourrait être rattaché, toute entité qui le compose, ses éventuelles filiales et/ou sous-traitants, ainsi que tout tiers en général.
« Le Logiciel » fait référence au produit MédyCS ainsi qu’aux services connexes fournis par GYNELOG à l’Utilisateur.
« Données Personnelles » désigne les données à caractère personnel que l’Utilisateur traite dans le cadre de l’exécution du Contrat, au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (dit « RGPD »), cet ensemble règlementaire désigné ci-après «Règlementation Applicable ».
1 – ACCEPTATION
L’utilisateur déclare avoir reçu de GYNELOG, lors de son adhésion à l’association, toutes les informations et conseils requis pour la sélection et l’utilisation du Logiciel. En conséquence, l’utilisateur renonce à engager la responsabilité de GYNELOG à cet égard.
1.1. L’utilisateur est considéré comme ayant pris connaissance de ce règlement intérieur et l’ayant accepté sans aucune réserve.
1.2. La matérialisation de l’adhésion se fait par une demande écrite d’adhésion accompagnée du virement du montant de la cotisation constituant une acceptation globale du règlement intérieur.
1.3. Pour ce qui est de l’adhésion à distance, l’utilisateur reconnaît et accepte que les mails associés au virement, reçues par GYNELOG, ont la même valeur qu’une preuve écrite et peuvent être opposées valablement par GYNELOG.
1.5. Toute modification ou altération apportée par l’Utilisateur sur la partie pré-imprimée d’un document d’adhésion doit impérativement faire l’objet d’une confirmation écrite de la part de GYNELOG. À défaut de cette confirmation, ladite modification ou altération sera considérée comme nulle et non avenue.
2 – OBJET
GYNELOG s’engage, conformément aux conditions générales énoncées ci-dessous, à mettre à disposition du membre d e l’association gynelog le Logiciel et les prestations spécifiés dans ce règlement intérieur. Les présentes conditions générales d’adhésion ont pour but de définir les modalités et les termes auxquels GYNELOG s’engage à fournir à l’usager du logiciel, les prestations, et les services stipulés dans le règlement intérieur.
3 – CONCESSION DE DROITS D’UTILISATION SUR LE LOGICIEL
3.1 La totalité du Logiciel fourni en vertu des présentes Conditions Générales demeure la propriété de l’association GYNELOG. Par conséquent, l’usager ne fait l’acquisition auprès de GYNELOG, en vertu du Contrat, que d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non transférable, et non cessible du logiciel spécifié dans le Bon d’adhésion.
3.2 La concession actuelle est octroyée à l’utilisateur en échange du paiement d’une cotisation forfaitaire précisée dans le Bon d’adhésion ou le site internet de l’association.
3.3 Les droits d’utilisation du Logiciel MédyCS sont octroyés aux membres individuellement ou à l’ensemble des membres d’un établissement.
L’utilisateur reconnaît et accepte que les droits d’utilisation accordés pour chaque logiciel constituent une concession indivisible et non fractionnable.
4 – INSTALLATION ET GARANTIE
4.1. Le Logiciel nécessite d’être téléchargé. L’Utilisateur est responsable de l’installation du Logiciel, sauf s’il opte pour une prestation d’installation.
4.2. La garantie de conformité du Logiciel GYNELOG se limite strictement à sa conformité par rapport à sa documentation. Elle ne s’étend pas à une garantie de conformité aux besoins spécifiques d’un Utilisateur ou d’un Utilisateur, en tenant compte des normes, des pratiques ou des réglementations locales. GYNELOG ne garantit pas que le Logiciel MédyCS sera exempt de tout défaut, mais elle s’engage uniquement à corriger, avec la diligence raisonnablement attendue, les anomalies constatées dans le Logiciel MédyCS par rapport à sa documentation.
4.3. GYNELOG ne garantit pas que le Logiciel sera adapté à des objectifs spécifiques fixés par l’Utilisateur ou qu’il sera capable d’accomplir des tâches particulières qui ont motivé sa décision d’adopter l’informatisation.
5 – PROTECTION DES DONNÉES
5.1. L’Utilisateur assume l’entière responsabilité de la sauvegarde des données qu’il traite ou conserve et reconnaît que c’est à lui qu’incombe la responsabilité de :
– Effectuer des sauvegardes régulières de ses données, adaptées à son activité ;
– Vérifier le contenu des sauvegardes effectuées au moins une fois par semaine ;
– Utiliser des supports de sauvegarde appropriés et en bon état.
5.2. Avant toute intervention de GYNELOG, l’Utilisateur s’engage à effectuer une sauvegarde complète de l’ensemble de ses données.
5.3. L’Utilisateur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger son système d’information, notamment en ce qui concerne la protection contre les virus, les vers et autres formes d’intrusions hostiles.
5.4. Toutes les opérations de restauration ou de récupération de données, de programmes ou de fichiers perdus ou endommagés ne sont pas couvertes par l’adhésion à l’association.
6 – PRIX
6.1 Cotisation Annuelle à l’Association
La cotisation annuelle pleine à l’association Gynelog permet l’obtention du logiciel MédyCS par téléchargement.
Les Praticiens et leur secrétariat ont la possibilité d’obtenir le logiciel MédyCS par cotisation  individuelle ou d’établissement. Le montant des cotisations individuelles et par établissement sont établies par l’association chaque année.
6.2 Option : Modules complémentaires
L’utilisateur doit régler en plus de la cotisation, les prestations optionnelles d’extensions  complémentaires développées par des prestataires externes . Le module de télétransmission en a été le premier exemple.

6.3 Convention d’Assistance de 2 Heures
Une convention d’assistance de 2 heures est disponible pour les utilisateurs et doit être réglée d’avance. Cette option offre un soutien technique et une assistance personnalisée dont le temps consommé est décompté des 2 heures.
6.4 Adhésion Simple Annuelle à l’Association
L’adhésion simple à tarif réduit sans rattachement à un droit d’usage du logiciel permet de participer à la vie associative  .

7 – MODALITÉS DE PAIEMENT
7.1 Adhésion à l’Association GYNELOG
L’utilisation du logiciel est soumise à une adhésion complète à l’association Gynelog, que ce soit une adhésion individuelle ou d’établissement. Elle est notifiée à l’association par mail à l’adresse asso.gynelog@gmail.com.
7.2 Cotisation Annuelle
La cotisation à l’association GYNELOG est annuelle et doit être réglée à la date anniversaire de la première cotisation. Les utilisateurs ont deux options pour le règlement de la cotisation :
Le plus sûr et le plus rapide est par virement sur le compte de l’association Gynelog: IBAN : FR76 3000 3034 4800 0500 1221 572

à défaut Par chèque à l’ordre de  l’association GYNELOG 25 rue du Tendat 81000 ALBI
7.3 Notification de Paiement par Virement
L’adhérant doit notifier du virement au secrétariat de l’association Gynelog par un courriel à  asso.gynelog@gmail.com
7.5 Système de Crédit de Dossiers
Afin de s’assurer que les utilisateurs cotisent régulièrement, un système de crédit de dossiers a été mis en place. Le rechargement du compteur de nouveaux dossiers est obtenu auprès de l’association qui vérifie à cette occasion que la cotisation a été réglée.
Chaque création de nouveau dossier de patiente décrémente le compteur de dossiers.
Initialement, le logiciel est fourni avec un crédit de 160 dossiers. Il est essentiel de lever cette limite avant toute utilisation réelle.
Lorsque le compteur devient faible (inférieur à 150), vous recevrez un avertissement au lancement du logiciel.
Lorsque le compteur atteint -100, toute création de dossiers devient impossible. La fonction de création de nouveaux courriers sera également désactivée.
Quoi qu’il en soit, tous les dossiers déjà créés restent accessibles et utilisables.

8 – RÉSILIATION
8.1. L’Utilisateur a le droit de résilier le Service en question en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception au moins trois (3) mois avant la fin de la période en cours.
8.2. En cas de résiliation anticipée de l’utilisation du logiciel, l’Utilisateur demeure redevable de l’intégralité des montants dus pour l’annuité d’utilisation en cours.
9 – COLLABORATION DU UTILISATEUR
Pour assurer une exécution optimale des présentes, l’Utilisateur s’engage à collaborer activement, de manière régulière et de bonne foi avec GYNELOG. À ce titre, il est de la responsabilité de l’Utilisateur de fournir à GYNELOG toutes les informations nécessaires à la réalisation des Prestations et Services convenus, et de signaler à GYNELOG toute difficulté dont il aurait connaissance, ou qui serait
prévisible compte tenu de son domaine d’activité, au fur et à mesure de l’exécution des Prestations et Services. De plus, l’Utilisateur s’engage à maintenir des Utilisateurs suffisamment compétents, qualifiés et formés tout au long de la période d’exécution des présentes.
10 – RESPONSABILITÉS
10.1. Conformément aux pratiques de sa profession et en s’engageant à exercer le plus grand soin dans l’exécution de ses obligations, GYNELOG est soumis à une obligation de moyens. GYNELOG garantit que le Logiciel est conforme à sa documentation. Toutefois, GYNELOG ne garantit pas que le Logiciel est exempt de tout défaut. Elle s’engage exclusivement à corriger, avec toute la diligence raisonnablement possible, les anomalies constatées dans le Logiciel par rapport à sa documentation. GYNELOG ne garantit pas que le Logiciel est adapté à des objectifs que l’Utilisateur se serait fixés ou qu’ils seront en mesure d’exécuter des tâches spécifiques qui auraient motivé la décision de l’Utilisateur de les utiliser, à moins que ces objectifs n’aient été préalablement exposés de manière exhaustive par écrit et aient fait l’objet d’une validation expresse de GYNELOG conformément aux conditions définies dans le Préambule.
10.2. L’Utilisateur est informé que GYNELOG ne peut être tenue responsable de la qualité, de la disponibilité et de la fiabilité des réseaux de télécommunications, quel que soit leur type, lors du transport des données ou de l’accès à Internet.
10.3. En cas d’engagement de la responsabilité de GYNELOG, toute indemnisation, qu’il s’agisse du préjudice principal, des intérêts ou des frais, sera limitée au préjudice direct subi par le Utilisateur , sans pouvoir excéder les montants payés par ce dernier au cours des douze derniers mois pour l’élément (Logiciel) ou la Prestation à l’origine de la mise en cause de la responsabilité de GYNELOG.
10.4. En aucun cas, GYNELOG ne pourra être tenue responsable, que ce soit vis-à-vis de l’Utilisateur ou de tiers, pour tout dommage indirect tel que la perte d’exploitation, la perte de bénéfices, la perte d’image ou toute autre perte financière résultant de l’utilisation du Logiciel par l’Utilisateur ou de l’incapacité à l’utiliser, ainsi que pour toute perte ou détérioration d’informations dont GYNELOG ne peut être tenue responsable. Tout dommage subi par un tiers est considéré comme un dommage indirect et ne donne pas lieu à une indemnisation.
10.5. Les Parties reconnaissent que le prix de l’adhésion reflète la répartition des risques découlant de l’utilisation, ainsi que l’équilibre économique souhaité par les Parties, et que l’adhésion n’aurait pas été conclue sans les limitations de responsabilité énoncées dans les présentes.
11 – PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Les dispositions du présent article s’appliquent aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre des prestations et/ou du service fournis par GYNELOG traitant des données personnelles en vertu du Contrat.
Il est important de noter que, conformément à la Règlementation Applicable et dans le cadre de l’exécution du règlement intérieur :
– L’Utilisateur agit en tant que responsable du traitement des Données Personnelles ;
– GYNELOG agit exclusivement en tant que sous-traitant, agissant sur la base des instructions documentées et licites de l’Utilisateur. Les Parties reconnaissent que la réalisation de l’objet de l’adhésions constitue les instructions documentées du membre utilisateur.
Il est convenu que l’Utilisateur est le seul à avoir la maîtrise et la connaissance, notamment de l’origine, des Données Personnelles traitées dans le cadre de l’exécution du Contrat. L’Utilisateur garantit ainsi qu’il respectera toutes les obligations qui lui incombent en tant que responsable du traitement.
GYNELOG s’engage à supprimer les Données Personnelles ainsi que toute copie existante à l’issue de la prestation ou du service, sauf si la législation en vigueur exige la conservation de ces Données Personnelles.
L’Utilisateur s’engage à fournir à GYNELOG, au moment de la signature du Contrat, les coordonnées de la personne à contacter pour toute information, communication, notification ou demande liée à la présente annexe. En l’absence de cette indication par le membre utilisateur, L’utilisateur sera considéré comme la personne à contacter.
GYNELOG pourrait être amenée à transférer les Données Personnelles strictement dans le cadre de l’exécution du Contrat, à condition d’en informer préalablement l’Utilisateur. En tout état de cause, GYNELOG s’engage à ne pas transférer les Données Personnelles en dehors :
– de l’Union Européenne,
– de l’Espace Économique Européen, ou
– des pays reconnus par la Commission Européenne comme ayant un niveau de sécurité adéquat, ce qui inclut les entreprises certifiées « Privacy Shield » établies aux États-Unis d’Amérique, conformément à l’article 46 du RGPD.
11.1. Sécurité des Données Personnelles
Conformément à l’article 32.1 du RGPD, l’Utilisateur et GYNELOG reconnaissent avoir mis en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
GYNELOG veille à ce que son personnel autorisé à traiter des Données Personnelles s’engage à respecter la confidentialité de ces données.
11.2. Coopération avec l’Utilisateur
GYNELOG s’engage à informer l’Utilisateur dans les meilleurs délais de toute demande, requête ou plainte reçue de la part de toute personne physique concernée par le traitement de ses Données Personnelles dans le cadre du Contrat. En tant que responsable du traitement, l’Utilisateur reste chargé de répondre aux personnes physiques concernées, mais compte tenu de la nature du traitement des Données Personnelles, GYNELOG s’engage, dans la mesure du possible, à aider l’Utilisateur à répondre à de telles sollicitations en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
11.3. Notification des violations de Données Personnelles
GYNELOG informe immédiatement l’Utilisateur dès qu’elle a connaissance d’une violation de la sécurité des Données Personnelles qui aurait pu entraîner, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée, ou l’accès non autorisé à ces données.
11.4. Sous-traitance
L’Utilisateur autorise GYNELOG à recourir à des sous-traitants pour effectuer les activités de traitement des Données Personnelles nécessaires à l’exécution du Contrat. GYNELOG s’engage à choisir des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux exigences de la Règlementation Applicable.
GYNELOG impose contractuellement à ses sous-traitants un niveau d’obligations au moins équivalent en termes de protection des Données Personnelles que celles définies dans le présent document et par la Règlementation Applicable. GYNELOG reste responsable envers l’Utilisateur de l’exécution des obligations par ces sous-traitants.
12 – OBLIGATIONS DU UTILISATEUR
Pour l’exécution du règlement, l’Utilisateur s’engage à :
– Certifier l’utilisation d’un matériel en bon état de fonctionnement et conforme à la configuration minimale requise par GYNELOG.
– Installer la dernière mise à jour mise à sa disposition par GYNELOG dès sa réception, et à utiliser exclusivement la version en vigueur du Logiciel.
– Informer GYNELOG dans les meilleurs délais de toute modification de ses coordonnées professionnelles et personnelles. L’Utilisateur assurera seul les conséquences d’un retard dans la communication de ses coordonnées.
13 – FORCE MAJEURE
La responsabilité de GYNELOG ne pourra en aucun cas être engagée en cas de force majeure. Plus précisément, seront considérés comme des cas de force majeure, en plus de ceux généralement reconnus par la jurisprudence des tribunaux français, les grèves totales ou partielles, qu’elles soient internes ou externes à GYNELOG, les blocages des moyens de transport pour quelque raison que ce soit, ainsi que le blocage ou la perturbation des moyens de communication, des télécommunications ou postaux.
Initialement, les cas de force majeure entraîneront la suspension de l’activité associative. Si ces cas de force majeure perdurent pendant une période de trois (3) mois ou plus, l’adhésion sera automatiquement résiliée, sauf accord contraire des parties.
14 – CESSION
L’adhésion ne peut en aucun cas être cédé, que ce soit en totalité ou en partie, à titre onéreux ou gratuit, par l’Utilisateur, sans l’autorisation préalable, écrite et explicite de GYNELOG.
15 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
15.1. Gynelog, en tant que titulaire des droits, conserve la pleine propriété intellectuelle du Logiciel, ainsi que tous les droits qui lui sont associés.
15.2. L’utilisateur n’acquiert aucun droit de propriété intellectuelle, ni aucun autre droit en dehors de ceux spécifiquement conférés par le présent contrat.
15.3. En acceptant cette licence d’utilisation du Logiciel, l’Utilisateur s’engage à ne pas porter atteinte aux intérêts légitimes de l’association. L’Utilisateur s’interdit tout usage non prévu explicitement par le Code de la propriété intellectuelle au profit de l’utilisateur ou non expressément autorisé par le présent contrat. Cela inclut notamment :
– L’utilisation du Logiciel ou la création de copies de sauvegarde en dehors des conditions définies par le présent règlement.
– La correction des éventuelles erreurs ou anomalies du Logiciel par lui-même ou par un tiers sans l’accord préalable et écrit du Concédant.
– Le prêt ou la mise à disposition du Logiciel, quel que soit le moyen utilisé, y compris via Internet.
– La transmission électronique, la diffusion, la mise en réseau du Logiciel, y compris sur Internet ou sous toute autre forme.
– La décompilation du Logiciel, y compris à des fins d’interopérabilité ou pour la création d’une oeuvre dérivée ou concurrente du Logiciel.
– La traduction, l’adaptation, la modification du Logiciel.
15.4. Le présent règlement n’accorde pas à l’utilisateur le droit d’accéder aux codes sources du Logiciel.
15.5. Tout acte de l’utilisateur en violation des dispositions ci-dessus constituerait une contrefaçon et pourrait entraîner des poursuites judiciaires.
16 – CONFIDENTIALITÉ
Les parties conviennent de traiter comme confidentielles, pendant la durée de validité des présentes et sans limitation après leur expiration, toutes les informations, qu’elles soient d’ordre commercial, financier, technique, stratégique, personnelles, nominatives ou autres, obtenues dans le cadre de l’exécution du Contrat.
Chaque partie s’engage à obtenir des engagements de confidentialité similaires de la part de son personnel et de ses agents qui pourraient avoir connaissance de ces informations dans le cadre de leurs fonctions.
17 – DISPOSITIONS DIVERSES
17.1. L’Utilisateur est responsable de toutes les démarches, déclarations et demandes d’autorisation nécessaires conformément aux lois et réglementations en vigueur concernant les traitements de données effectués et les données traitées.
17.2. GYNELOG se réserve le droit de facturer aux Utilisateurs le temps passé à rechercher les causes d’incidents si l’incident n’est pas dû à un élément, une prestation ou un Service fourni par GYNELOG dans le cadre des présentes.
17.3. Sous réserve des dispositions d’ordre public, l’Utilisateur ne pourra engager aucune action, quelle qu’en soit la nature ou le fondement, plus de douze (12) mois après la survenance de l’événement à l’origine de l’action.
18 – PRO SANTÉ CONNECT
Pro Santé Connect est un service en ligne mis en place par l’Agence du Numérique en Santé (ANS) pour faciliter l’identification électronique des professionnels de la santé.
Les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant l’application mobile e-CPS ou leur carte CPS, avec un lecteur de cartes et les composants nécessaires.
19. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
La juridiction est celle de l’association GYNELOG.